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2009年03月06日
その他なんでも
「超」整理法再発見
みなさん、こんにちは。
ノグラボの山本です。お久しぶりです。
さて、私事で恐縮ですが、わたくし昨年からある大学で管理職になってしまいました。
管理職とはどういう仕事なのかというと、簡単に説明すると、
その１．やたらと会議が多い
その２．やたらと書類が多い
という２点につきます。
会議が多いとは、どういうことかというと、
週の平均会議数が８〜１０あるわけです。
すると、年間で400以上の会議に出席することになるわけですね。
計算すると、任期中にトータルで1000前後の会議にでることになるのです。
これはちょっと信じられないくらいの量です。
で、会議ごとに書類がじゃんじゃん流入してきます。
その量たるや恐るべしという感じです。
この書類をどう整理するかについては、
かなり勇気がいりましたが、結局「超」整理法を採用しました。
他の人は２穴ファイルで会議ごとに保存していて、
いつも会議では重いファイルを持ち歩いています。
２穴ファイルを使うには何かそれなりの理由があるのかと思ったのですが、
実際に「超」整理法を試してみたところ、まったくそんなことがないことが判明しました。
「超」整理法で全く問題がないばかりか、むしろ非常に機能します。
過去の書類を参照しなければならない時は幾たびもありましたが、
そのたびに、多少の時間はかかるものの、きちんと書類を探し当てることができました。
ちなみに、この半年間で書類ファイルは60cmを超えてしまいました。
このままいくと任期中には2mになる計算です。
不要な書類は適宜捨てているのですが、それでもこれくらい増えてしまうのですね。
右側に２穴ファイルが見えますが、こちらは前任者の残した資料です。
任期中にこのファイルが１０個ぐらいできたみたいです。。
それにしても、改めて、やっぱり「超」整理法はすごい方法ですよ。
そういえば、野口教授が東大先端研のセンター長だった時も、
やはり「超」整理法で書類を管理していたことを思い出しました。
時々、「超」整理法は研究者などの個人の仕事でしか使えず、
組織人が採用することは難しいと言われることもありますが、
実際は、やたらと忙しい管理職の方がむしろ有効かもしれないのです。
そんな「超」整理法は、今から15年前に生まれましたが、
今でも中公文庫で読むことができます。
ノグラボストアでもお買い求めいただけますよ。
投稿者 Nogulabo : 2009年03月06日 00:22
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