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2007年12月18日
nemuzoh
オレ流ToDoシートの使い方
せっかく贔屓の中日ドラゴンズが日本一になり，アジア一にもなったにも関わらず，関東での盛り上りがやっぱりいまいちだったなぁと，このエントリのタイトルを書いた時にふと思い出したnemuzohです．
今回のエントリはnemuzoh流ToDoシート運用方法の紹介です．
最近，往年の権藤投手のようなエントリ連投の偉業を成し遂げたアーケロンさんもToDoについて書かれていますね．
これを読んで，ToDo管理に付箋を使ってみようかしらと考えてしまいました．
と，色々工夫の余地のあるToDo管理ですが，私の運用方法は付属のToDoシートとペンしか使いません．
これはスケジュールシートの使い方が影響しているのもあるので，まずは以下の過去のエントリを参照してください．
「超」整理手帳とスマートフォンの蜜月〜スケジュールシート編〜
過去のエントリの通り，私のスケジュールシートは，
「いつ，どこで，何がある」しか記入しない
というルールを設けており，スケジュールシートの位置づけを
「来るべき予定の準備に，空いた時間をどう割いていくのかをプランニングするもの」
と置いています．
プランニングをして，やるべきことを“具体的に”記入していく先がToDoシートになっています．
記入する際に，“具体的”にというのがポイントです．
ToDoシートに書き込まれた案件で，いつまでも完了できずに居座っているものってありますよね．
「面倒であまりやりたくない」とか，「完了するのに相当な困難を伴う」等，居座る原因はたくさんあります．
それを少しでも取り掛かりやすくする為に私のToDoシートでは，このようにしています．
ToDoシートの構成は見開きで四日分の日付を予め書いておき，そのスペースでToDo管理をしていきます．
それらの日付の中で，実際にToDoがどのように書き込んでいるのかというと，
・ココに完了すべき案件
−完了すべき案件の取っ掛かりタスク
−それに付随して必要なタスク二番目
−それに付随して必要なタスク三番目
・・・
といった具合で，一番上に書き込んだ案件を倒していくのに必要なものを細かいタスクに分解し，下に箇条書きしていきます．
時系列に箇条書きできれば一番いいのですが，不測の展開で順番どおりにならないこともあります．
そういう場合は，上の写真の通り，強引に割り込ませて書いてしまいます．
こうやって，細分化されたタスクを一つ一つ倒していって，最終的に案件が倒されるというプロセスでToDoを管理しています．
課題達成の為にプロセスを細分化するのは，どんな仕事でも共通しているのでイメージはつきやすいと思います．
また，細分化しているので線を引くタスクも増え，じわりじわりと赤線が増えていくのは非常に達成感があります．
予定通り終わらなかった場合は赤ペンで囲んでおきます．
そして，また将来その案件に取り掛かる日に改めて書き，さらに赤ペンで達成できなかった日付を頭につけておきます．
また，ToDoシートに書いたのに，時間が足りなかった等の場合を除いて全く取り掛かることが出来なかった案件についても同様に赤ペンを使って改めて書きます．ただし，この場合は細かくタスクを分けたのに取り掛かれ（ら）なかったということなので，細分化のパターンを変えて，取り組みやすいプロセスを考えます．
この方法は，やることを書くだけでは済まず，案件完了の為にプロセスまで考えていかなくてはならないので，いざ「やるぞ!!」となった時にスムースに仕事に取り組むことができます．
私の場合は，このToDoシート書き込みを毎朝出勤してすぐにスケジュールシートとにらめっこしながら10〜20分かけて書きます．
こういすることによって，今日一日やるべきことと時間配分がはっきりしますし，飛び込みで入ってきた案件もいつやるべきかを冷静に割り振ることが出来ます（この時もスケジュールシートとのにらめっこを忘れずに）．
これらは主に仕事でのToDo運用でしたが，見開き四日分でToDoシートを使うのはプライベートでも便利です．
仕事以上に居座り案件の増えがちなプライベートのToDoですが，この運用方法になってからはタスクも見やすくなり，取り組みやすくなりました．
次回は，アーケロンさんもかかれていた“すぐやるメモ”との棲み分けについてです．
投稿者 nemuzoh : 2007年12月18日 21:36
