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2007年12月17日

アーケロンTo-Do

【ふせんでTODO】8:まとめ

おはようございます。アーケロンです。

先週月曜日から毎日更新してきました、ふせんでTODOシリーズ。
本日でシリーズ完結となります。

<<ふせんでTODOシリーズ 一覧>>
1:ふせんを使ったTO-DO管理法
2:メリットとデメリット
3:並べ替えできるすばらしさ
4:対応日が決まっている案件の管理
5:はがして得られる達成感
6:見落としが防げるTO-DO管理
7:デメリットについて考える
8:まとめ
番外編: 透明ふせんが届きました

最後の今日は、1週間エントリーを書き続けている間に考えた
内容をまとめとして書きたいと思います。

                ◇

以前ノグラボのやまもとさんが、To-Doの難しさについてエントリーされていましたが、
予定とTO-DOとメモ(すぐやるメモ)の境界ってものすごくあいまいなんですね。

そのため、「この作業は、TO-DOリストに書くべきか?すぐやるメモレベルか?」
と記入するときに悩むことになります。悩まずに判断するためには、「ここから
ここまでがTO-DOの範囲」といった明確な線引きが必要になります。

でも、その人の仕事の内容や状況によって基準が変化するので、TO-DOって
難しいんですね。

                ◇

私が、この問題に対して出した結論は『悩む前にふせんに書く』でした。

やるべき作業が発生したら、とりあえずふせんに書いて1箇所に貼っておきます。
後から見て「これは、予定として書く内容だったな」と思ったらスケジュールシートに貼り、
「これはすぐやるメモレベルだった」と思えば、すぐに処理してはがしてしまいます。

予定とTO-DOとメモの境界線をあいまいなまま運用し、状況に応じてふせんを
貼りなおして対応していきます。これなら、悩むこともないので無精者の私でも
長続きしているのだと思います。

アナログの「すぐに書き込める」「すぐにチェックできる」「一覧性を確保できる」と
いったメリットを生かしたまま、デジタルのような「自由に編集できる」機能が
使えるのが、ふせんを使ったTO-DO管理だと思います。

                ◇

8回にわたってお送りしてきましたふせんでTODOシリーズいかがでしたでしょうか。
こういったTO-DO管理の方法もあるんだと、少しでも興味を持っていただけたなら
うれしく思います。

それでは、また

投稿者 アーケロン : 07:21 | コメント (0) | トラックバック

2007年12月16日

アーケロンTo-Do

【ふせんでTODO】7:デメリットについて考える

こんばんは、アーケロンです。
本日は、我が家の大掃除だったため、夜の更新です。

ふせんでTODOシリーズ、3回目4回目5回目 6回目とメリットに
ついてエントリーしてきましたので、7回目の今日は、デメリットについて
エントリーしたいと思います。

                ◇

ふせんでTO-DO管理を行うデメリット
(1)ふせんが行方不明になる事故が発生するリスクがある
(2)処理済ふせんを捨ててしまうと、後でやり遂げたTo-Doを確認できない
(3)TO-DOリストを使用するよりコスト高

このうち(2)については、5回目に、 メリットと一緒にエントリーしましたので、
(1)と(3)について考えたいと思います。

                ◇

(1)ふせんが行方不明になる事故が発生するリスクがある
ふせんを使ったTO-DO管理で、 一番恐ろしいのがふせんが行方不明になることです。

そもそもTO-DO管理をなぜ行うのかというと、うっかり忘れを防ぐためです。
案件が発生した場合に、とりあえずTO-DOリストに書き出して先送りし、重要な
案件を処理する時間を確保するのが目的です。

ですので、私は「次は何をしようか」とTO-DOリストを確認したときに、やるべきことを
思い出すことが多いです。(TO-DOリストを見るまですっかり忘れてしまっている)

以前、粘着力の弱いふせんを使用していたときに、上司から指示されていた大事な
案件を記入したふせんをなくしてしまった経験があります。
そのときも、「ふせんに書いたから安心」と、その指示を受けたことを忘れてしまって
いました。後から上司に進捗状況を聞かれ、初めてふせんがなくなっていることに
気がつき青ざめた経験があります。(ひどく叱られました・・・)

それを防ぐためにも、ふせんでTO-DO管理をする場合は、粘着力が強く信頼できる
商品を使うことをお勧めいたします。
文房具屋で売っている商品であれば、ポストイット強粘着タイプ
(粘着力が強いので手帳に貼る場合はご注意ください)

ノグラボストアで取り扱いしている商品では、 フィルムふせんが便利です。

またふせん工房さんでは、 フィルムふせん(商品名 ETIQUETTE)を自分の
好みのサイズ、色をパックしてくれるマイふせんというサービスがありますので
こちらもおすすめです。

                ◇

(3)TO-DOリストを使用するよりコスト高
TO-DO管理にふせんを使用すると、 1案件ごとに1枚使用するため、
どうしてもふせんの消費量が増えてしまいます。

ざっとコストについて比較してみましょう。
超整理手帳のTO-DOリストを使用した場合

1冊の値段 189円(5冊セットで945円)
一冊のページ数 32ページ
1ページに書き込める数 24件

1件あたりのコストは 189÷(32×24)=0.24円

ポストイット強粘着タイプを使用した場合
値段 2個パック294円 (75×25サイズ)
書き込める件数 180件(1個90枚)

1件あたりのコストは 294÷180=1.63円

フィルムふせんを使用した場合

1個の値段 378円
書き込める件数 100件(5個×20枚)

1件あたりのコストは 378÷100=3.78円
※とむさんのように大きいフィルムふせんをカットして
 枚数を増やせばコストは下がります。

ということで、フィルムふせんを使用した場合、コストは
TO-DOリストの約16倍もかかってしまいます。
このコストUP分と、ふせんを使ったTO-DO管理法の
メリットを天秤にかけて、ご判断いただければと思います。

                ◇

ふせんでTODOシリーズ、7日目の今日で終了の予定でした。
でも最後にデメリットを書いて終わりというのもどうかと思いますので、
次回『ふせんでTODO まとめ』をエントリーしようと思います。

それでは、また明日

投稿者 アーケロン : 22:06 | コメント (0) | トラックバック

2007年12月15日

アーケロンTo-Do

【ふせんでTODO】6:見落としが防げるTO-DO管理

おはようございます。
土曜日の朝はのんびり、アーケロンです。

ふせんでTODOシリーズ6回目の今日は、
(4)未処理案件を見失うことがなくなる

というメリットについて考えてみましょう。

                ◇

私がふせんでTO-DO管理をするきっかけとなった本 「ポスト・イット」知的生産術

著者は、年300回も講演をされるという経済評論家の西村 晃氏です。
私も西村氏の講演会に参加したことがあるのですが、とてもわかりやすく、
面白く経済について解説していただいたので、今でも鮮明に覚えています。

その西村晃氏ご自身のポストイット活用法が、Koyomi365 時間管理の達人
というサイトの第2回で紹介されています。

ちなみに第35回は、 野口先生が登場されています。

                ◇

西村 晃氏は、A5サイズの手帳を利用されており、ポストイットを1ページに
2列貼って管理をされているそうです。

このポストイットを見ながら、ご自身がやらなければならない作業を次々と
こなして時間管理をされています。
西村氏のように、講演、取材、執筆活動など、やることが多い方は紙の
TO-DOリストに作業を書き出してしまうと、すぐにいっぱいになってしまい、
チェックするだけでも大変そうです。

ふせんでTO-DO管理し、終わった作業や、他の人に依頼した作業を
どんどんはがし、今自分のやらなければならない作業のみを残し
見落としを防ぐようにしていらっしゃるのですね。

                ◇

西村氏の使い方をご紹介した後に、私の話をするのは恥ずかしいのですが、
私自身はA7メモの表紙を使ってふせんを管理しています。

今日中に処理しなければならない案件は、A7メモの表紙に貼ります。

明日以降でよい案件は、表紙の裏に貼っておきます。
対応する日が決まっている場合は、スケジュールシートに貼っています(参照

今日やる作業が落ち着いたらA7メモの表紙裏を確認し、今日処理できそうな
ふせんを探して、表紙に貼りかえています。

こうすることで、A7メモの表紙をチェックすれば、今やらなければいけない
案件がすぐに確認できるので、未処理案件を見落とす心配はありません。

                ◇

今まで、ふせんを使ったTO-DO管理のメリットをご紹介してきましたが、
明日はデメリットについてご紹介したいと思います。

それでは、また明日。。。

投稿者 アーケロン : 11:08 | コメント (0) | トラックバック

2007年12月14日

アーケロンTo-Do

【ふせんでTODO】5:はがして得られる達成感

おはようございます。
昨日、連続更新宣言をしたのにもかかわらず、さっそく
寝坊してしまったアーケロンです。
今朝は、食器洗いをしなければいけなかったのですが、
家事を後回しにしてこのエントリーを書いています。
(後でおこられるかな・・・)

気を取り直して、ふせんでTODOシリーズ5日目です。

今日は

メリット   (3)案件を処理し、ふせんをはがすことに達成感を感じる
デメリット (2)処理済ふせんを捨ててしまうと、後でやり遂げたTo-Doを確認できない

について考えたいと思います。

                ◇

TO-DOをうまくこなしていくには、案件をひとつ処理するたびに
小さくてもいいので自分自身への成功報酬を用意してあげることです。

ユーザーブロガーのmorotaroさんは、TO-DO案件の処理が終わったら、
『済』というスタンプを押していらっしゃるそうです。
(morotaroさんのブログmorolog の TO-DOリスト?済スタンプ? より)




※画像を無断借用・・・morotaroさんごめんなさい

この済スタンプを押すのが、とっても気持ちいいそうです。
ずっと残っていた案件の横に、「済」と押すのは達成感がありそうです。
これがmorotaroさんの、成功報酬なんですね。

                ◇

ふせんを使ったTO-DO管理では、処理済案件のふせんを
はがすのがmorotaroさんの『済』スタンプと同じ効果があります。

ふせんをはがし、TO-DOリストがきれいになると、視覚的に
『仕事を終わらせた』ことを実感できるので、達成感を強く感じます。
特に、ずっとTO-DOリストに居座っていたふせんのときはなおさらです。

特別な道具も不要で、簡単に成功報酬が得られることが、私が
ふせんでのTO-DO管理にこだわっている理由だと思います。

                ◇

ただし、注意点があります。
はがしたふせんはそのまま捨ててしまうと、後で確認できないことです。

最近、仕事で荷物を送ったのですが、後からいつ発送したか確認する
ことになりました。そのときのTO-DOふせんは捨ててしまっていたので、
結局伝票の控えを探して確認することになりました。

それ以来、処理済の案件はアイデアメモに貼りなおして、ふせんの
横に処理した日時をメモするようになりました。

処理済案件の管理は、工夫する必要がありますね。

                ◇

明日も、ふせんをはがすことのメリットについてエントリーします。
それでは、また

 

やっぱり食器は洗えなさそう・・・

投稿者 アーケロン : 08:34 | コメント (0) | トラックバック

2007年12月13日

アーケロンTo-Do

【ふせんでTODO】4:対応日が決まっている案件の管理

おはようございます。
朝から、コーヒーをドリップするのに30分もかけてしまったアーケロンです。

月曜日からお送りしております、ふせんでTODOシリーズ。
4日目の今日も、メリットのひとつ

(2)処理する日が決まっている案件の管理も楽

について、エントリーします。

                ◇

TO-DO案件の中にも、「この日に処理する必要がある」という対応する
日時が指定されている案件というのがありますよね。
皆様は、どのように管理されていらっしゃいますか?

「超」 整理手帳2008スペシャルBOXで、『スケジュール・シートにラインを
入れて、左側を大まかなTO-DO、スケジュールシートとして使用』されて
いる方のインタビューが掲載されていました。(P19)

他にも、
・スケジュールシートを2冊使う。スケジュール用とTO-DO用として使用
・TO-DOリストを1日1ページ使用。先に日付を振っておき、対応する日に書き込む

といった管理方法をとられているユーザーさんもいらっしゃいました。

                ◇

私の管理方法は、やっぱりふせんを使った管理です。
方法は、とっても簡単。

1.案件をふせんに書き込む
2.そのふせんを、スケジュールシートの対応予定日に貼り付け
3.対応日になったら、スケジュールシートからTO-DOリストへ貼り替える
4.普通の案件と同じように処理する

通常のポストイット(75×25mmタイプ)だとスケジュールシートが全部隠れてしまい、
シートに書かれている内容が読めなくなってしまいます。

この使い方に向いているのは、フィルムふせん(65×8mmタイプ)です。
縦8mmというのはスケジュールシート1日分の約1/3です。
スケジュールシートの書き込み内容を、全部隠してしまう心配はありません。
またフィルムふせんは透明なので、頑張れば下に書いてある文字も読める
ので、おすすめです。

                ◇

毎朝必ずスケジュールシートをチェックし、ふせんを貼り替える必要が
ありますが、TO-DOリストをチェックすればその日にやる案件がすべて
確認できるというのは、安心して使うことができます。

ポケットひとつの原則から考えても、TO-DOリストとスケジュールシートの
両方にTO-DO案件を書き込むよりも見落とす心配が減ると思いますが、
いかがでしょうか。

                ◇

次回は、ふせんをはがすことのメリットについてエントリーいたします。

いつのまにやら4日間連続エントリーとなりましたので、とむさんの
一週間毎日UP企画に対抗 (?)して、日曜日まで連続更新を目指します。

とむさんのように、はじめから計画してやらないところが私らしいですが(苦笑)

応援よろしくお願いします。

投稿者 アーケロン : 08:01 | コメント (0) | トラックバック

2007年12月12日

アーケロンTo-Do

【ふせんでTODO】3:並べ替えできるすばらしさ

おはようございます。
ユーザーブログ更新のため、早起きしたアーケロンです。

ふせんでTO-DOシリーズ、3日目の今日はメリットのひとつ

(1)優先順位を考えながら自由に並べ替えができる

について考えてみたいと思います。

                ◇

皆様は、TO-DOの優先順位をどのように管理されていますか?

以前、私がA7サイズのTO-DOリストを使用しているときは、
『A』『B』『C』と優先順位をつけてTO-DOリストの[month]の欄に
書き込んで使っていました。(詳細

しかし、私は3週間ほど運用したところで、この方法は挫折してしまいました。

理由は下記のとおりです。
・案件の優先度を考え、ランク付けするのが結構大変
・突然優先順位の高い案件が入ったとき、ランク付けどおり処理できない
・状況によって、優先順位が変わることが多々あった

                ◇

でも、ふせんによるTO-DO管理法ではこういう問題は発生しません。
そう、自由に並べ替えができるからなんです。

TO?DOふせんの一覧を眺めながら、優先順位の高い順に上から
ぺたぺた貼りなおしていきます。

案件を「絶対的」な基準によりランク付けするのではなく、それぞれを
比較して「相対的」に並べていくので、あまり難しく考えずに作業できます。

また突然仕事を頼まれた場合や、状況が変化し優先順位が変わった
場合でもふせんを並べ替えするだけで、柔軟に対応できます。
とりあえずふせんの並び替えをして情報整理を行うと、次は自分は
なにをしなければならないのか冷静に判断できる気がします。

でも、仕事を振るたびに手帳を広げて何かしている部下って、
上司の目にはどのように映っているのでしょうか??

ちょっと気になります。

                ◇

次回のエントリーも、ふせんを使ったTO-DO管理のメリットについて
考えていきたいと思います。

「ふせんでTO-DOシリーズ」、好評・不評にかかわらずまだまだ続きます。
よろしくお願いします。

投稿者 アーケロン : 06:28 | コメント (0) | トラックバック

2007年12月11日

アーケロンTo-Do

【ふせんでTODO】2:メリットとデメリット

おはようございます。アーケロンです。

昨日に引き続き、ふせんを使ったTO-DO管理について、エントリーします。

                ◇

ふせんでTO-DO管理を行うことのメリット・デメリットを考えてみましょう。
私が思いつく、メリット・デメリットは下記のとおりです。

<メリット>
(1)優先順位を考えながら自由に並べ替えができる
(2)処理する日が決まっている案件の管理も楽
(3)案件を処理し、ふせんをはがすことに達成感を感じる
(4)未処理案件を見失うことがなくなる

<デメリット>
(1)ふせんが行方不明になる事故が発生するリスクがある
(2)処理済ふせんを捨ててしまうと、後でやり遂げたTo-Doを確認できない
(3)TO-DOリストを使用するよりコスト高

やっぱり、ふせんの『貼って、はがせる』というのがメリットでもあり、
デメリットでもあります。

                ◇

ふせんを使ったTO-DOでは、こんな使い方もできます。

たとえば、TO-DOの「○○さんに電話する」という案件を処理をしようと、
電話したがあいにく相手が不在だった場合。
私は、相手の戻られる予定時刻を確認し、ふせんの空いているスペースに
書き込んでから、電話機に貼ってしまいます。

これなら、他の電話をするたびに処理中の案件として目に付くので、
忘れてしまうという心配がありません。

ただ、あちこちに貼ってしまうと行方不明になる危険性もあります。
ポケット1つの原則からも、TO-DOを記入したふせんは必ず決められた
1箇所(手帳のカンガルーホルダやA7メモ帳など)に貼っておき、処理中
のものだけ目立つところに貼っておくといった運用がいいと思っています。

                ◇

次回以降のエントリーでは、今回あげたメリット・デメリットについて
詳しく書いていきたいと思います。

それでは、また

投稿者 アーケロン : 08:06 | コメント (0) | トラックバック

2007年12月10日

アーケロンTo-Do

【ふせんでTODO】1:ふせんを使ったTO-DO管理法

おはようございます。
忘年会シーズン、しっかり酒に飲まれているアーケロンです。

前回のエントリーから時間がたってしまいましたが、 ふせんを使った
TO-DO管理について、数回に分けてエントリーしたいと思います。

                ◇

まず、なぜ私がふせんを使ってTO-DO管理をするようになったのか、
ご紹介いたします。

私は、5年前から「超」整理手帳を使っています。
初めの頃は自作のTO-DOシートをカンガルーホルダーに挟んで、
TO-DO管理をしていましたが、しっくりこないと感じていました。
(その頃は、付属のTO-DOリストはなかったのです)

そんなとき、この本を図書館で見つけました。

「ポストイット」知的生産術

「この方法だ!!」と思い飛びつきました。

                ◇

ふせんを使ったTO-DO管理方法は、とても簡単です。

・やるべき案件をふせんに書き込む(必ず1枚1案件)
・書いたふせんは一箇所にまとめて貼っておく
・ふせんを見ながら、案件を処理していく
・処理した案件は、はがして処分

以前は、カンガルーホルダーにふせんを貼って管理していました。
A7メモを携帯するようになった現在は、アイディアメモの表紙に
このようにふせんを貼ってTO-DO管理をしています。

                ◇

一時期、A7サイズのTO-DOリストを使用していたこともありましたが、
透明ふせんを手に入れてから、またふせんTO-DO管理法に戻りました。

次回は、ふせんを使ったTO-DO管理のメリット・デメリットについて、
エントリーしたいと思います。

                ◇

−おまけ−
先週末、京都へ紅葉狩りに行ってきました。
後で振り返ることができるように、アイディアメモにメモしながら旅行しました。

旅の記念にと、もみじも旅の思い出にしっかりと保存。
ここでも、透明ふせんが活躍しました。

では、また

投稿者 アーケロン : 08:29 | コメント (0) | トラックバック

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